La location de bureau est une solution avantageuse pour une entreprise qui souhaite s’implanter sur la durée. À défaut de disposer de ses propres locaux, c’est un bon moyen de domicilier son entreprise et de renvoyer une image professionnelle. Cependant, il faut des documents justificatifs obligatoires pour louer un bureau. Les voici.
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Les documents annexes au contrat de bail
Lors de la location d’un bien immobilier, des documents informatifs doivent être remis au moment de la signature du contrat de bail. En effet, le bailleur doit fournir un dossier de diagnostic technique, notamment la performance énergétique, le constat de risque d’économie, l’état des risques naturels et technologiques. D’autres informations sont aussi à porter au locataire, notamment sur la surface habitable, sur les informations générales et le règlement de copropriété. Si le contrat de location de bureau professionnel à Aix les Milles a été signé avant de 27 mars 2014, le bailleur n’est pas tenu de préciser la superficie de la location. En cas de superficie erronée (supérieure de plus 5% à la surface réelle du logement louée), le bailleur va supporter une diminution du loyer proportionnel à l’écart constaté.
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Les pièces à fournir pour la location de bureaux
Lors de la location de bureaux, la société doit fournir les statuts de la société et un compte d’exploitation exponentielle. L’entreprise doit aussi fournir des références bancaires afin que la transaction se passe dans de meilleures conditions. Une pièce d’identité est aussi exigée au signataire du bail et responsable de la société. Un extrait de Kbis, un relevé d’identité bancaire et les 3 derniers bilans (pour une société déjà en activité) sont exigés. En ce qui concerne les frais pour la location de bureaux, il faudra prendre en compte les taxes, le loyer et le parking en plus de l’aménagement des bureaux. On a aussi le dépôt de garantie qui permet au bailleur d’avoir l’assurance que le locataire va bien exécuter ses obligations matérielles et financières.
Les justificatifs de charges
Le montant des charges récupérées par le bailleur doit être justifié. Du coup, les régularisations annuelles doivent être justifiées par la communication des résultats antérieurs, un budget prévisionnel, le décompte des charges locatives, le mode de répartition entre les locataires s’il s’agit d’un immeuble en copropriété et une note d’information sur les modalités de chauffage et de production d’eau chaude. Pendant 6 mois après l’envoi du décompte, le bailleur doit fournir l’ensemble des pièces justifiant la récupération des charges.
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