Pour gérer l’ensemble d’un immeuble, il est nécessaire de faire appel à un syndic compétent, à l’écoute des copropriétaires. Pouvant être bénévole ou professionnel, il assure la gestion administrative et financière, répond aux besoins des habitants et peut même être amené à régler des litiges. Il arrive pourtant que le syndic néglige ses responsabilités, ignorant les améliorations nécessaires à la copropriété. Dans ce genre de situation, un remplacement s’impose. Quelles sont les démarches pour demander le changement de l’exécutant ? Quelle alternative adopter pour garantir le bon état de votre immeuble ? Découvrons les réponses dans cet article.
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Les rôles et responsabilités du syndic de copropriété
Avant de contacter un syndic de copropriété en ligne pour substituer celui qui est actuellement en action dans votre immeuble, il est important de définir précisément ses rôles. En effet, il est difficile de juger s’il est incompétent ou non sans les connaître. Du suivi administratif de votre immeuble à sa gestion budgétaire, en passant par l’organisation de l’assemblée générale et le suivi des opérations de maintenance et des travaux, en voici quelques-uns.
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Suivi administratif
Un syndic de copropriété assure avant tout la gestion administrative de votre immeuble. Il tient le registre de chaque habitant, listant toutes les familles qui y sont logées. Pour ce faire, il doit détenir un document recensant tous les numéros de logement, le nom inscrit sur le titre de copropriété et le nombre de personnes qui vivent dans chaque appartement. Aussi, l’agent connaît l’historique et les différents événements qui se sont déroulés dans l’immeuble : les travaux, les rénovations et les cataclysmes qui l’ont frappé. Bref, son rôle principal est de savoir tout ce qui s’y passe afin d’assurer la meilleure gestion possible.
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Réunion du syndicat de copropriété
D’un autre côté, le syndic est en charge de rassembler les membres du conseil de copropriété afin de leur faire un rapport sur son travail, mais surtout sur l’état de l’immeuble et de la cohabitation. Les décisions importantes sont prises au cours de chaque réunion à l’aide d’un vote. Sur ordre du syndicat, il veille à ce que chaque foyer soit informé des règlements en vigueur et s’assure qu’ils soient respectés à la lettre.
À la tête des opérations d’entretien et de maintenance
D’un point de vue opérationnel, le syndic est l’acteur principal dans la réalisation des travaux de rénovation au sein de l’immeuble. Il recrute la main-d’œuvre, négocie le prix des ouvrages et s’occupe de l’achat des matériaux. De ce fait, il dispose d’une caisse spéciale dédiée à l’entretien et à la maintenance de la copropriété. Notons toutefois que chaque acompte doit être associé à une pièce justificative dont le syndicat peut demander la présentation à n’importe quelle réunion.
Gestion budgétaire
L’un des aspects les plus importants du rôle de syndic est la gestion du budget alloué à chaque copropriété. Pour ce faire, il tient une comptabilité de la trésorerie avec des pièces justificatives sur chaque mouvement d’argent. Selon la loi, chacune d’elles doit être conservée dans les archives de l’immeuble, les membres du conseil syndical peuvent exiger de voir un document daté de moins de 10 ans.
Quand le syndic est inefficace
Les rôles du syndic étant maintenant éclaircis, qu’en est-il du vôtre ? Pensez-vous qu’il soit capable de répondre à ces obligations ? Son efficacité a-t-elle été avérée ? Voici quelques cas qui démontrent l’incompétence d’un syndic et la nécessité de son remplacement.
La négligence de l’assemblée générale
La mise en place d’une assemblée générale, au moins une fois par an, fait partie des obligations du syndic. Durant ce type de réunion, ce dernier fait un rapport budgétaire et expose les charges financières importantes pour la prochaine année. Il arrive pourtant que le syndic délaisse cette assemblée générale à cause de différentes raisons : la tenue irrégulière du compte et l’incapacité à expliquer certaines dépenses ; ou tout simplement par négligence de ses obligations. Quoi qu’il en soit, il sera impossible de financer les prochains travaux d’entretien de la copropriété.
Les travaux votés ne sont pas réalisés ou sont bâclés
Au moment de la réunion du conseil syndical, les membres votent les différents travaux à réaliser sur l’immeuble et le budget alloué à chaque opération. Si l’argent a été débloqué, mais qu’aucun chantier n’a été lancé, il y a forcément un mauvais usage des fonds. Les copropriétaires ont alors le droit d’exiger des justificatifs et, éventuellement, la révocation du syndic.
Les étapes du changement de syndic
Demander la rupture du contrat avec votre syndic de copropriété est particulièrement risqué et peut entraîner jusqu’à une poursuite en justice. De plus, cette démarche prend du temps. Avant de vous lancer, il est vivement conseillé de rassembler suffisamment de preuves sur les fautes graves commises par l’agent en question.
Trouver son remplaçant
Sachez-le, une fois que le conseil aura voté la révocation du syndic, il sera tout de suite démis de ses fonctions. Il est important de lui trouver un remplaçant avant même de demander son avis. Vous devez confirmer la disponibilité du successeur au moins 3 mois, voire un an, avant la décision finale.
Transmettre la nouvelle aux copropriétaires
Vous devez demander une réunion extraordinaire des copropriétaires pour les informer des mesures en cours. Cette session est destinée à préparer les idées à débattre pendant l’assemblée générale, à savoir le remplacement du syndic et la durée du contrat du successeur. Il s’agit notamment du moment idéal pour fixer la date de la prochaine réunion des copropriétaires.
Établir les votes
Peu importe les preuves que vous présentez devant le conseil syndical sur les fautes graves du syndic, il est impossible de le démunir de ses fonctions sans l’avis de chacun des membres. Un vote sera ainsi lancé au moment de l’assemblée générale, il est nécessaire d’obtenir la majorité des voix pour que la demande soit validée.
Passer au syndic en ligne
Pour éviter de laisser la gestion de toute la copropriété à la charge d’une seule personne, vous pouvez la confier à une agence dédiée. Il existe aujourd’hui des entreprises spécialisées dans ce type d’administration. Toutes les demandes des copropriétaires se font sur une plateforme web, il est aussi possible de communiquer avec un professionnel par visioconférence pour les requêtes urgences.
Les principaux avantages d’un syndic en ligne sont surtout la disponibilité des agents et l’aspect financier. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’entreprise spécialisée dans la gestion de copropriété se penche sur l’état de l’immeuble. Elle envoie régulièrement ses agents sur le terrain pour vérifier les travaux nécessaires et établit un budget dédié. De plus, la gestion budgétaire se fait de manière transparente, un syndic en ligne se révélera beaucoup moins onéreux et chacun des membres du conseil syndical peut avoir accès aux pièces comptables.